Zmiany podatkowe w 2024 r. – KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Od momentu udostępnienia KSeF przez Ministerstwo Finansów, jest to dobrowolne narzędzie dla przedsiębiorców. Jednak zgodnie z Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która została podpisana przez Prezydenta 4 sierpnia br. obowiązek fakturowania w KSeF wejdzie w życie:

• 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,

• 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).

Następca platformy elektronicznego fakturowania

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych, KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfkującym przydzielonym przez ten system oraz weryfkowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Dodatkowo służy on do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?

Należy podkreślić, że obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu  e-Faktur jest dobrowolne, w związku z czym przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać, czy też nie. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF,

• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu,

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni,

• bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt,

• większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur,

• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Wprowadzenie jednego wspólnego Krajowego Systemu e-Faktur, przez który przepływać będą wskazane transakcje fakturowane, da fskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży, co uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy faktury papierowe znikną z obrotu po wejściu KSeF?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, również w obrocie gospodarczym, to póki co ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną zatem, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby defnitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że z KSeF zostały wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C),

• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,

• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

Wyróżniamy następujące modele uprawnień:

• Standardowy model uprawnień,
• Samofakturowanie,
• Model uprawnień dla JST, grup VAT oraz jednostek wewnętrznych.

Standardowy model uprawnień

W standardowym modelu uprawnień podatnik może nadać dwa rodzaje uprawnień do pracy w KSeF. Uprawnienia bezpośrednie można nadać osobie fizycznej np. zatrudnionemu pracownikowi. Z kolei uprawnienia pośrednie można nadać innemu podmiotowi np. dla biura rachunkowego. Wówczas dostęp do faktur będą mieli uprawnieni przez biuro pracownicy.

Uprawnienie biura rachunkowego do dostępu do faktur uprości współpracę. Podatnik nie będzie musiał samodzielnie dostarczać faktur do rozliczeń. Trzeba jednak pamiętać, że biuro rachunkowe nie zrobi wszystkiego w KSeF za podatnika np. nie nada uprawnień pracownikom podatnika czy innym podmiotom . W przypadku osoby fizycznej uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby. Jej bezpośrednia identyfikacja odbywa się po numerze NIP/PESEL lub po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu.

Podatnik ma przywilej podjęcia decyzji jakie uprawnienia w systemie otrzymają kolejne osoby. Osoba fizyczna np. pracownik, posiadająca uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień w imieniu podatnika, może nadawać elektronicznie uprawnienia do korzystania z KSeF kolejnym osobom.

Jedna osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień. W zależności od zakresu realizowanych zadań dopuszczalne jest również rozdzielenie uprawnień na kilka osób. Tym samym część osób może otrzymać uprawnienie tylko do dostępu do faktur. Inna grupa może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur. Jeszcze inna może mieć również prawo do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień. Wszystko zależy od modelu organizacji pracy w firmie i jej wielkości.

Podatnik w swoim imieniu może uprawnić do pracy w KSeF również inny podmiot gospodarczy, skutkiem tego będzie nadanie tzw. uprawnień pośrednich osobom fizycznym uprawnionym przez ten podmiot.

Uprawnienia pośrednie są nadawane nie na konkretną osobę fizyczną, lecz są skutkiem nadania uprawnień na inny podmiot gospodarczy. Są tożsame z uprawnieniami, które posiada podatnik ale tylko w zakresie dostępu do faktur i wystawiania faktur.

Realizacja takiego scenariusza przedstawia się następująco. Podatnik nadaje uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur dla biura rachunkowego poprzez wskazanie numeru NIP biura. Niezależnie od tego biuro rachunkowe we własnym imieniu (a nie podatnika) nadaje uprawnienia swojemu pracownikowi. W tej sytuacji to pracownik biura posiadający takie uprawnienia może wystawiać faktury w imieniu podmiotu, który upoważnił jego biuro.

Pracownik biura rachunkowego powinien posiadać uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur. Jego uprawnienia powinny pokrywać się z uprawnieniami nadanymi przez podatnika dla tego biura rachunkowego. Nie ma znaczenia czy pracownik otrzymał uprawnienie przed tym czy po tym jak biuro otrzymało uprawnienie od podatnika.

Uprawnienia w KSeF – nadanie dostępu do KSeF dla Biura Rachunkowego

Biura rachunkowe mogą stosować 1 z 4 modeli współpracy klienta z biurem rachunkowym w ramach KSeF, taki jak:

Model 1 – Klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego,

Model 2 – Klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu,

Model 3 – Klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej,

Model 4 – Klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego.

Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna, to pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Taka osoba nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu KSeF i zarządzać uprawnieniami, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, również istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

W pozostałych przypadkach, czyli gdy mamy do czynienia z podatnikiem niebędącym osobą fizyczną bądź organem egzekucyjnym, w celu korzystania z KSeF podmioty te mogą nadać uprawnienia w KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, które składane jest w urzędzie skarbowym.

Źródło: https://www.podatki.gov.pl/wyjasnienia/ksef-kiedy-masz-w-firmie-wiecej-pracownikow/

https://pomoc.wfirma.pl/-krajowy-system-e-faktur