Firmy już niedługo będą wystawiać faktury ustrukturyzowane

Firmy już niedługo będą wystawiać faktury ustrukturyzowane

Najpewniej już 1 października zacznie działać Krajowy System e-Faktur. Na początek korzystanie z niego będzie dobrowolne, ale resort finansów chce objąć obowiązkiem elektronicznego fakturowania wszystkie podmioty. W założeniu ma to uprościć dokumentowanie sprzedaży i rozliczanie VAT. Nowy system nie obejmie jednak wszystkich dokumentów. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. System będzie miał także za zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych. Podobne rozwiązania występują m.in. we Włoszech, gdzie elektroniczne fakturowanie zostało pierwotnie wprowadzone jako obowiązkowy system przy realizacji zamówień publicznych, po czym w 2017 r. elektroniczny system wymiany faktur otwarto dla transakcji prywatnych na zasadach dobrowolności, następnie przekształcając go w 2019 r. w system obowiązkowy.

Nowy system najpierw dobrowolny, potem obowiązkowy

Łukasz Daniek, starszy menadżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce, zwraca uwagę, że wprowadzenie KSeF wpisuje się w trend digitalizacji komunikacji między podatnikami i organami podatkowymi. Nasz rozmówca zwraca uwagę, że korzystanie z KSeF ma być początkowo dobrowolne, faktury ustrukturyzowane staną się dodatkowym narzędziem fakturowania kontrahentów, obok dotychczasowych faktur papierowych oraz elektronicznych. Wprowadzenie rozwiązania dającego podatnikom większą elastyczność w fakturowaniu, jego zdaniem, należy ocenić pozytywnie. Jednakże Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że w 2023 r. chciałoby ustanowić ten system jako obowiązkowe rozwiązanie w fakturowaniu kontrahentów, o ile w początkowej fazie system ten się sprawdzi. Pojawia się zatem pytanie o szczegółowe rozwiązania, jakie będą miały miejsce przy wprowadzaniu tego obowiązku i czy nie nałoży to na podatników dodatkowych obciążeń administracyjnych oraz kosztów, takich jak dostosowanie systemów fakturowych, skoro faktury ustrukturyzowane mają być dostępne wyłącznie za pomocą oprogramowania interfejsowego. – W zapowiedziach MF wspomina o udostępnieniu narzędzi w e-Mikrofirmie, ale dla przedsiębiorców, którzy nie będą mogli skorzystać z tego rozwiązania obowiązek korzystania z KSeF może stanowić barierę – twierdzi Łukasz Daniek.

Automatyczne doręczenie faktur uprości składanie JPK

KSeF ma zapewniać automatyczne doręczenie faktury nabywcy poprzez wymianę danych elektronicznych. – W związku z tym będzie możliwe zwiększenie nacisku na automatyzację w raportowaniu faktur dla celów VAT, co może przyczynić się do znaczącego zmniejszenia rozbieżności w raportowaniu danych w JPK. Dla podatników może to oznaczać zmniejszenie liczby komunikatów z systemu JPK o błędach w raportowaniu danych, gdyż wyeliminowane będą mogły być takie błędy jak chociażby drobne pomyłki w numerach faktur – przewiduje Łukasz Daniek.

Najprawdopodobniej wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez Krajowy System e-Faktur będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktury. Jak wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji, zgoda taka będzie mogła zostać udzielona m.in. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (implementowane w programie reguły komunikacji programów między sobą).

Jak zauważa Małgorzata Trzęsimiech, doradca podatkowy, adwokat, supervisor w Mazars Polska, dotychczas udzielona zgoda odbiorcy na wystawianie faktur w formie elektronicznej nie będzie wystarczająca. Oznacza to, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie możliwe jedynie w przypadku wcześniejszej akceptacji tej konkretnej formy przez odbiorcę faktury. – Tym samym decyzja o rozpoczęciu wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych będzie musiała być poprzedzona uzyskaniem zgodny wszystkich kontrahentów, co może być czasochłonne i zniechęcające dla wielu przedsiębiorców – zaznacza.

Automatyczne wystawianie faktur

Jak wskazuje uzasadnienie do projektu, wprowadzane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury mają być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez wykorzystanie stosownych API – w celu skomunikowania się z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym celu ma być konieczne uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie miał możliwość przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do pliku PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Co istotne, planowane jest także wprowadzenie możliwości wystawiania lub przydzielenia dostępu do faktur ustrukturyzowanych podmiotom trzecim, np. biurom rachunkowym lub konkretnej osobie trzeciej.

Zachęty dla podatników

Resort finansów chce, by korzystanie z KSeF stało się powszechne i akceptowane przez podatników. Nowelizacja przewiduje więc wprowadzenie do systemu prawnego szeregu zachęt. Faktury mają być przechowywane na platformie Ministerstwa Finansów. Będą dostępne przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury będą zabezpieczone przed zniszczeniem bądź zagubieniem. Stąd do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów.

Nowy sposób wymiany faktur ma dawać także podatnikom pewność, że faktura trafiła do odbiorcy, zaś ustandaryzowanie wzorca faktury ma skutkować łatwiejszą obróbką i księgowaniem dokumentów, ułatwiając procesy automatyzacji. Dodatkowo, w przypadku żądania przez organy podatkowe udostępnienia przez podatnika struktury fakturowej JPK_FA, plik nie będzie musiał zawierać faktur ustrukturyzowanych, gdyż te dane będą już dostępne dla organów w KSeF. Dodatkowo, w przypadku spełnienia pewnych warunków, w tym wyłącznego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, termin zwrotu VAT ma zostać skrócony z 60 dni do 40 dni. Jak dodaje Łukasz Daniek, istotną zachętą dla stosowania faktur ustrukturyzowanych ma być także, w przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, wyłączenie nieprecyzyjnych i kontrowersyjnych przepisów związanych z rozliczaniem takich faktur, które zostały wprowadzone pakietem Slim VAT.

– Ministerstwo Finansów zamiast poprawić złe przepisy pozwoli na ich „obejście”, jeśli podatnicy będą stosować wymianę faktur poprzez Krajowy System e-Faktur – zwraca uwagę nasz rozmówca. Ekspert KPMG w Polsce wyjaśnia także, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych, rozliczenie faktury in minus przez wystawcę nie będzie wymagało posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. Z uzasadnienia wynika, że byłby to obowiązek nadmiarowy, gdyż system będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej. Dlatego też wystawca będzie mógł uwzględnić taką fakturę korygującą w okresie, w którym została wystawiona. Nabywca zaś będzie miał pewność, kiedy rozliczyć otrzymaną korektę in minus, gdyż dla faktur ustrukturyzowanych projekt przewiduje, że nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Małgorzata Trzęsimiech dodaje jednak, że KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę. Chodzi tu o to, że wymagają akceptacji odbiorcy. Noty korygujące będą zatem wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, tj. poza KSeF. 

Źródło: https://www.prawo.pl/podatki/faktury-ustrukturyzowane-w-krajowym-systemie-efaktur-w-2021-roku,509610.html